Pensioenregeling opzetten voor je medewerkers: stappenplan en kosten
Een pensioenregeling opzetten betekent dat je als werkgever een premie afspreekt, een uitvoerder kiest en dat vastlegt in een pensioenreglement. Een goede regeling helpt je mensen te vinden en te houden, en in de praktijk is ze binnen zes tot acht weken geregeld als je de juiste stappen volgt. Dit artikel laat zien welke, en wat het kost.
Is een werkgever verplicht een pensioenregeling aan te bieden?
Nee, er is geen algemene wettelijke plicht. Toch heeft volgens de Rijksoverheid ongeveer 90 procent van de werknemers een aanvullend pensioen via de werkgever, en veel werkgevers denken ten onrechte dat ze vrij zijn. Een plicht ontstaat langs twee wegen. Controleer die eerst:
- Verplicht bedrijfstakpensioenfonds (bpf). Sectoren als horeca, detailhandel, schoonmaak, metaal en techniek, bouw en zorg hebben een verplicht gesteld fonds. Valt je bedrijf onder de werkingssfeer, dan moet je je aansluiten, ook met terugwerkende kracht. Een naheffing over meerdere jaren kan tonnen kosten.
- Cao. Een algemeen verbindend verklaarde cao kan pensioenafspraken bevatten. Dan moet je die regeling aanbieden.
Of je onder een bpf valt, hangt af van wat je bedrijf feitelijk doet, niet van de SBI-code alleen. Bij twijfel vraag je het fonds om een schriftelijke uitspraak. Die bewaar je bij je administratie.
Val je nergens onder, dan ben je vrij om wel of geen regeling aan te bieden. Twee regels gelden altijd. De Pensioenwet verplicht je om een nieuwe medewerker binnen een maand na de start schriftelijk of elektronisch te laten weten of je een pensioenregeling aanbiedt, en zo ja, wanneer en bij welke uitvoerder. En zodra je een regeling aanbiedt, geldt de Pensioenwet en behandel je iedereen in dezelfde groep gelijk.
Welke soorten regelingen zijn er na de Wtp?
Sinds de Wet toekomst pensioenen zet je alleen nog premieregelingen op: je spreekt een premie af, de medewerker bouwt persoonlijk vermogen op dat wordt belegd. Je kiest tussen uitvoerders:
| Uitvoerder | Past bij | Let op |
|---|---|---|
| Premiepensioeninstelling (PPI) | Werkgevers die een moderne, transparante premieregeling willen met lage kosten | Risico's (overlijden, arbeidsongeschiktheid) worden apart verzekerd |
| Verzekeraar | Werkgevers die opbouw en risicodekking bij één partij willen | Vergelijk kosten en beleggingsbeleid; contracten lopen meestal vijf jaar |
| Algemeen pensioenfonds (APF) of vrijwillige aansluiting bij een bpf | Grotere werkgevers of werkgevers die solidariteit belangrijk vinden | Minder maatwerk, soms minimumomvang |
Welk premiepercentage is gebruikelijk?
Je spreekt een vast percentage af van de pensioengrondslag. Dat is het salaris min de franchise, het deel van het inkomen waarvoor de AOW al zorgt. Het percentage is voor elke leeftijd gelijk.
De wet zet een plafond, geen ondergrens. Volgens de Belastingdienst is de fiscaal maximale premie 30 procent van de pensioengrondslag. In mijn praktijk kiezen MKB-werkgevers meestal tussen 8 en 15 procent. Dat is ervaring, geen marktcijfer. Waar je uitkomt, hangt af van drie dingen:
- Je sector en de arbeidsmarkt. Vergelijk met wat het bpf of de cao in je branche biedt, ook als je er niet onder valt. Sollicitanten doen dat ook.
- De franchise. Een lagere franchise maakt de grondslag groter. Bij hetzelfde percentage bouwen medewerkers dan meer op, maar betaal je ook meer.
- De eigen bijdrage. Laat je medewerkers een deel betalen, dan kan het totale percentage hoger zijn zonder dat jouw kosten stijgen.
Wat kost een pensioenregeling voor 10 of 25 medewerkers?
De kosten bestaan uit de pensioenpremie, risicopremies (partner- en wezenpensioen, premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid) en uitvoeringskosten. De premie reken je over de pensioengrondslag.
Rekenvoorbeeld (indicatie). Een medewerker verdient € 45.000 per jaar. Met een franchise van ongeveer € 19.000 is de pensioengrondslag ongeveer € 26.000. De precieze franchise staat in je pensioenreglement. Bij een premie van 12 procent is dat € 3.120 per medewerker per jaar. Zo ziet dat eruit bij drie percentages, met hetzelfde gemiddelde salaris voor iedereen:
| Premie | Per medewerker per jaar | 10 medewerkers | 25 medewerkers |
|---|---|---|---|
| 8% | € 2.080 | € 20.800 | € 52.000 |
| 12% | € 3.120 | € 31.200 | € 78.000 |
| 15% | € 3.900 | € 39.000 | € 97.500 |
Eigen berekening, indicatie voor 2026: salaris € 45.000 en pensioengrondslag € 26.000 per medewerker. Alleen de premie voor de pensioenopbouw; risicopremies en uitvoeringskosten komen erbij. Fiscaal maximum van 30 procent: Belastingdienst, V&A 23-014 (1 juli 2023).
Tel daar de risicopremies en uitvoeringskosten bij op, meestal enkele honderden euro's per medewerker per jaar. Het advies voor het opzetten betaal je eenmalig. Spreek je een eigen bijdrage af, dan dalen jouw kosten. Betaalt de medewerker bijvoorbeeld een derde van een premie van 12 procent, dan is dat 4 procent van de grondslag, € 1.040 per jaar. Jij betaalt dan € 2.080 per medewerker, bij 25 medewerkers € 52.000 in plaats van € 78.000.
In werkelijkheid verschillen salarissen en werkt niet iedereen voltijd. De uitvoerder rekent de premie per medewerker uit. Voor je budget is dit voorbeeld een goed vertrekpunt.
Wat is een goede pensioenregeling bij een werkgever?
Een goede regeling is niet automatisch de duurste. Toets een voorstel op vijf punten:
- Premie. Past het percentage bij je sector en bij wat je medewerkers nodig hebben?
- Franchise. Hoe lager, hoe meer van het salaris meetelt voor de opbouw.
- Nabestaandenpensioen. Is de partner verzorgd als een medewerker overlijdt, en is er wezenpensioen?
- Premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid. Loopt de opbouw door als een medewerker ziek wordt en niet meer kan werken?
- Kosten en beleggingen. Hoeveel van de premie gaat op aan kosten, en past het beleggingsbeleid bij de leeftijd van je medewerkers?
Scoort een regeling op alle vijf punten redelijk, dan heb je een arbeidsvoorwaarde die je met een gerust hart in een vacature noemt.
Hoe zet je een pensioenregeling op? Stappenplan in zes stappen
- Verplichtstelling en cao controleren. Op basis van je feitelijke activiteiten en SBI-code.
- Doelstellingen en budget bepalen. Wat wil je bieden en wat mag het kosten? Vergelijk met concurrenten in je sector.
- Regeling ontwerpen. Premiepercentage, franchise, eigen bijdrage, partnerpensioen, premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid, wel of geen keuzevrijheid in beleggen.
- Markt vergelijken en uitvoerder kiezen. Minimaal drie offertes, vergeleken op kosten, beleggingsbeleid, service en portaal.
- Vastleggen. Uitvoeringsovereenkomst, pensioenreglement, aanpassing arbeidsovereenkomsten en personeelshandboek. Bij een OR of personeelsvertegenwoordiging: instemming vragen.
- Implementeren en communiceren. Aanmelden medewerkers, salarisverwerking inrichten, presentatie en persoonlijk overzicht voor elke medewerker.
Veelgemaakte fouten bij het opzetten
- De bpf-check overslaan en jaren later een naheffing krijgen.
- Alleen op de laagste premie selecteren en de uitvoeringskosten of het beleggingsbeleid vergeten.
- Geen aandacht voor het nabestaandenpensioen, terwijl dat voor medewerkers met een gezin het belangrijkste onderdeel is.
- De regeling invoeren zonder uitleg, waardoor medewerkers de arbeidsvoorwaarde niet waarderen.
- Pensioeninhoudingen verkeerd in de salarisverwerking zetten.
Wat doet een onafhankelijk pensioenadviseur voor je?
Een adviseur zonder binding met een uitvoerder maakt de bpf-check, ontwerpt de regeling op basis van je budget, vergelijkt de markt, controleert de offertes en de juridische documenten en informeert je medewerkers. Je betaalt een vaste prijs per fase of je spreekt een prijs per uur af. Maar een combinatie van beide kan ook. Je ontvangt geen rekening via de premie.
Veelgestelde vragen
Hoe verdeel je de premie tussen werkgever en werknemer?
Daar is geen wettelijke regel voor, tenzij je cao of bpf een verdeling voorschrijft. Vaak betaalt de werkgever het grootste deel en de medewerker een vast deel van de grondslag. De eigen bijdrage gaat van het brutoloon af voordat de loonbelasting wordt berekend, dus netto kost die de medewerker minder dan het brutobedrag. Hoe je dat uitlegt, lees je in Bruto netto pensioen uitleggen aan medewerkers.
Mag een werkgever de pensioenregeling wijzigen of stopzetten?
Niet zomaar. De pensioenregeling is een afspraak met je medewerkers. Wijzigen kan met hun instemming. Zonder instemming mag het volgens artikel 19 van de Pensioenwet alleen als de pensioenovereenkomst die bevoegdheid schriftelijk bevat en je een zwaarwegend belang hebt waarvoor het belang van de medewerker moet wijken. Heb je een OR, dan heeft die instemmingsrecht.
Hoe lang duurt het opzetten van een pensioenregeling?
In mijn praktijk zes tot acht weken als de keuzes snel gemaakt worden. Het loopt uit als de OR meer tijd nodig heeft, als offertes op zich laten wachten of als de salarisadministratie de inhoudingen nog moet inrichten. Kies daarom een startdatum op de eerste van een maand en reken terug.
Kan een kleine werkgever een pensioenregeling opzetten?
Ja, ook met één medewerker. Let bij weinig deelnemers op minimumpremies en vaste kosten per contract, die per medewerker zwaarder wegen. Een PPI of een verzekeraar met een standaardregeling voor het MKB is dan vaak voordeliger dan maatwerk.
Wat moet ik nieuwe medewerkers vertellen over pensioen?
Binnen een maand na de start laat je schriftelijk of elektronisch weten of je een pensioenregeling aanbiedt, en zo ja, wanneer en bij welke uitvoerder. Dat staat in artikel 7 van de Pensioenwet. Daarna informeert de uitvoerder de medewerker over de regeling zelf.
Wat als ik nu geen pensioenregeling heb?
Valt je bedrijf niet onder een bpf of cao, dan is dat toegestaan. Laat nieuwe medewerkers wel binnen een maand weten dat er geen regeling is, zodat ze weten dat ze zelf moeten sparen voor later. Wil je later toch een regeling, dan begin je bij stap 1 van het stappenplan.
Pensioenadviseur sinds 1990, Wft-gecertificeerd voor pensioen en inkomen. Adviseert werkgevers, OR-leden, DGA's en particulieren vanuit Pensioenhart in Hoofddorp.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen advies voor jouw situatie. Bedragen zijn indicatief en gebaseerd op 2026.
Cijfers en regels gecontroleerd op 4 november 2026. Bronnen: Rijksoverheid, Opbouw pensioenstelsel (geraadpleegd 4 november 2026); Pensioenwet, artikel 7 en 19 (versie geldend vanaf 1 januari 2026); Belastingdienst, V&A 23-014 Maximering compensatiepremie en compensatiebedrag (1 juli 2023).
Lees ook: Wet toekomst pensioenen: wat je vóór 2028 moet regelen · Bruto netto pensioen uitleggen aan medewerkers
Zelf rekenen? Met de rekentools zie je wat je pensioen netto waard is, wat je later overhoudt en hoeveel je zelf mag opzijzetten.
Binnen twee werkdagen een plan van aanpak
Vertel in vijf stappen wat er speelt. Je ontvangt een voorstel met vaste prijs per fase, inclusief de bpf-check.
Vrijblijvend gesprek aanvragen