Pensioenregeling opzetten voor je medewerkers: stappenplan en kosten

Ben je verplicht een pensioenregeling aan te bieden?

Niet elke werkgever is verplicht, maar veel werkgevers denken ten onrechte dat ze vrij zijn. Controleer eerst twee dingen:

• Verplicht bedrijfstakpensioenfonds (bpf). Sectoren als horeca, detailhandel, schoonmaak, metaal en techniek, bouw en zorg hebben een verplicht gesteld fonds. Valt je bedrijf onder de werkingssfeer, dan moet je je aansluiten, ook met terugwerkende kracht. Een naheffing over meerdere jaren kan tonnen kosten.
• Cao. Een algemeen verbindend verklaarde cao kan pensioenafspraken bevatten.

Val je nergens onder, dan ben je vrij om wel of geen regeling aan te bieden. Let op: zodra je een regeling aanbiedt, geldt de Pensioenwet en moet je iedereen in dezelfde groep gelijk behandelen.

Welke soorten regelingen zijn er na de Wtp?

Sinds de Wet toekomst pensioenen zet je alleen nog premieregelingen op: je spreekt een premie af, de medewerker bouwt persoonlijk vermogen op dat wordt belegd. Je kiest tussen uitvoerders:

Wat kost een pensioenregeling voor de werkgever?

De kosten bestaan uit de pensioenpremie, risicopremies (partner- en wezenpensioen, premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid) en uitvoeringskosten. De premie bereken je over de pensioengrondslag: het salaris minus de franchise, het deel waarover de AOW al voorziet.

Fiscaal mag de premie oplopen tot 30 procent van de grondslag. In de praktijk kiezen MKB-werkgevers vaak tussen 8 en 15 procent, afhankelijk van sector en arbeidsmarkt.

Stappenplan in zes stappen

1. Verplichtstelling en cao controleren. Op basis van je activiteiten en SBI-code.
2. Doelstellingen en budget bepalen. Wat wil je bieden en wat mag het kosten? Vergelijk met concurrenten in je sector.
3. Regeling ontwerpen. Premiepercentage, franchise, eigen bijdrage, partnerpensioen, premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid, wel of geen keuzevrijheid in beleggen.
4. Markt vergelijken en uitvoerder kiezen. Minimaal drie offertes, vergeleken op kosten, beleggingsbeleid, service en portaal.
5. Vastleggen. Uitvoeringsovereenkomst, pensioenreglement, aanpassing arbeidsovereenkomsten en personeelshandboek. Bij een OR of personeelsvertegenwoordiging: instemming vragen.
6. Implementeren en communiceren. Aanmelden medewerkers, salarisverwerking inrichten, presentatie en persoonlijk overzicht voor elke medewerker.

Veelgemaakte fouten bij het opzetten

• De bpf-check overslaan en jaren later een naheffing krijgen.
• Alleen op de laagste premie selecteren en de uitvoeringskosten of het beleggingsbeleid vergeten.
• Geen aandacht voor het nabestaandenpensioen, terwijl dat voor medewerkers met een gezin het belangrijkste onderdeel is.
• De regeling invoeren zonder uitleg, waardoor medewerkers de arbeidsvoorwaarde niet waarderen.
• Pensioeninhoudingen verkeerd in de salarisverwerking zetten.

Wat doet een onafhankelijk pensioenadviseur voor je?

Een adviseur zonder binding met een uitvoerder maakt de bpf-check, ontwerpt de regeling op basis van je budget, vergelijkt de markt, controleert de offertes en de juridische documenten en informeert je medewerkers. Je betaalt een vaste prijs per fase of je spreekt een prijs per uur af. Maar een combinatie van beide kan ook. Je ontvangt geen rekening via de premie.

Dit artikel geeft algemene informatie en is geen advies voor jouw situatie. Bedragen zijn indicatief en gebaseerd op 2026.

Lees ook: Wet toekomst pensioenen: wat je vóór 2028 moet regelen · Bruto netto pensioen uitleggen aan medewerkers